Beglaubigte Übersetzungen werden traditionell in Papierform mit Stempel und handschriftlicher Unterschrift erstellt. Neben dieser etablierten Form existiert seit einigen Jahren die Möglichkeit, beglaubigte Übersetzungen elektronisch zu signieren. Grundlage hierfür ist die qualifizierte elektronische Signatur (QES).

Der folgende Beitrag ordnet digitale beglaubigte Übersetzungen rechtlich ein und erläutert, wie sich die elektronische Signatur im Vergleich zur Papierform auswirkt.

Rechtlicher Rahmen der qualifizierten elektronischen Signatur

Die qualifizierte elektronische Signatur ist in der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (eIDAS-Verordnung) geregelt. Sie stellt die höchste Stufe elektronischer Signaturen dar und ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt.

Die eIDAS-Verordnung definiert verbindlich, unter welchen Voraussetzungen eine elektronische Signatur als qualifiziert gilt. Diese Voraussetzungen betreffen insbesondere die Identität der signierenden Person, die technische Ausgestaltung der Signatur sowie die Nachprüfbarkeit des Signaturvorgangs.

Voraussetzungen einer qualifizierten elektronischen Signatur

Eine qualifizierte elektronische Signatur setzt unter anderem voraus:

• eine eindeutige Identifizierung der signierenden Person

• ein qualifiziertes Zertifikat eines zugelassenen Vertrauensdiensteanbieters

• den Einsatz kryptografischer Verfahren zur Sicherstellung der Integrität des Dokuments

Diese Anforderungen dienen dazu, die Echtheit der Signatur sowie die Unveränderbarkeit des signierten Dokuments sicherzustellen.

Technische Funktionsweise

Die QES basiert auf einem asymmetrischen kryptografischen Verfahren mit einem Schlüsselpaar:

• Der private Schlüssel wird ausschließlich zur Signatur des Dokuments verwendet.

• Der öffentliche Schlüssel ermöglicht es Dritten, die Signatur technisch zu überprüfen.

Zusätzlich wird das Dokument mit einem qualifizierten Zeitstempel versehen. Jede nachträgliche Änderung des Dokuments führt dazu, dass die Signatur ihre Gültigkeit verliert.

Prüfung papiergebundener und digital signierter Dokumente

Papiergebundene Dokumente werden in der Praxis visuell geprüft, etwa anhand von Stempel, Unterschrift und formaler Gestaltung. Ob ein Dokument nachträglich verändert wurde, lässt sich dabei nicht eindeutig feststellen.

Bei qualifiziert elektronisch signierten Dokumenten erfolgt die Prüfung technisch. Die Signatur kann automatisiert überprüft werden; Veränderungen am Dokument sind unmittelbar erkennbar.

Digitale beglaubigte Übersetzungen im rechtlichen Kontext

Beglaubigte Übersetzungen können auch elektronisch erstellt werden, sofern sie mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind. In diesem Fall ist die elektronische Signatur der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt.

Informationen dazu, wer zur Anfertigung beglaubigter Übersetzungen rechtlich befugt ist, finden sich im Beitrag Wer darf beglaubigte Übersetzungen anfertigen?

Ob eine digital beglaubigte Übersetzung im konkreten Verfahren akzeptiert wird, richtet sich nach den formalen Vorgaben der jeweils zuständigen Behörde oder Institution.

Gründe für unterschiedliche Akzeptanz in der Praxis

Unterschiede in der Akzeptanz digital signierter Dokumente ergeben sich in der Praxis häufig aus organisatorischen oder technischen Rahmenbedingungen. Dazu zählen insbesondere interne IT-Systeme oder verwaltungsinterne Verfahrensregelungen.

Diese praktischen Aspekte ändern nichts an der rechtlichen Gleichstellung qualifizierter elektronischer Signaturen nach der eIDAS-Verordnung.

Einordnung im Gesamtzusammenhang beglaubigter Übersetzungen

Digitale beglaubigte Übersetzungen mit qualifizierter elektronischer Signatur stellen eine rechtlich anerkannte Form der Beglaubigung dar. Sie ergänzen die klassische Papierform, ohne diese rechtlich zu ersetzen.

Grundlegende Informationen zu Begriff, rechtlichen Voraussetzungen und Anerkennung beglaubigter Übersetzungen finden sich im Beitrag:

Was ist eine beglaubigte Übersetzung? Rechtliche Grundlagen und Anerkennung

Die internationale Anerkennung sowie die Rolle der Apostille werden gesondert behandelt.

Fazit

Digitale beglaubigte Übersetzungen mit qualifizierter elektronischer Signatur sind nach europäischem Recht der handschriftlich unterzeichneten Papierform gleichgestellt. Sie stellen eine rechtlich anerkannte Form der Beglaubigung dar und ermöglichen eine technisch überprüfbare und unveränderbare Dokumentenfassung.

Ob eine digital beglaubigte Übersetzung im konkreten Verfahren akzeptiert wird, richtet sich nach den formalen Vorgaben der jeweils zuständigen Behörde oder Institution und ist von der rechtlichen Zulässigkeit der qualifizierten elektronischen Signatur zu unterscheiden.